Bidang Tugas Setiausaha (Am)

Setiausaha am menggunakan mesin taip, komputer peribadi, atau kelengkapan pemprosesan data yang lain untuk menyalin surat-menyurat dan dokumen lain, menyemak dan memformat dokumen yang disediakan oleh kakitangan lain, menggunakan pelbagai pakej perisian komputer termasuk lembaran sebaran untuk membantu menyediakan sokongan pentadbiran kepada pekerja lain, menguruskan mel masuk dan keluar, menapis permintaan mesyuarat atau janji temu, merekodkan dan menapis cuti dan kelayakan kakitangan yang lain, mengendalikan dan menyelia sistem pemfailan, dan menguruskan surat-menyurat atas inisiatif sendiri.

Setiausaha menggunakan mesin taip, komputer peribadi, atau kelengkapan pemprosesan kata yang lain untuk menyalin surat-menyurat dan dokumen lain, menyemak dan memformat dokumen yang disediakan oleh kakitangan lain, menggunakan pelbagai pakej perisian komputer termasuk lembaran sebaran untuk membantu menyediakan sokongan pentadbiran, menguruskan mel masuk dan keluar, menapis permintaan untuk mesyuarat atau janji temu, merekodkan dan menapis cuti dan kelayakan kakitangan yang lain, mengendalikan dan menyelia sistem pemfailan, dan menguruskan surat-menyurat atas inisiatif sendiri.

Tugas merangkumi:

1. menyemak, memformat, dan menyalin surat-menyurat, minit dan laporan daripada catatan ringkas atau draf bertulis mengikut piawaian pejabat dengan menggunakan mesin taip atau kelengkapan pemprosesan kata; 
2. menggunakan pelbagai pakej perisian komputer termasuk lembaran sebaran untuk memberi sokongan pentadbiran; 
3. mengendalikan surat keluar atau masuk; 
4. meneliti, merekodkan dan mengedarkan mel, surat-menyurat dan dokumen; 
5. menyemak permintaan untuk mesyuarat atau janji temu, dan membantu mengelolakan mesyuarat; 
6. menyemak dan merekodkan cuti dan kelayakan kakitangan yang lain; 
7. mengatur dan menyelia sistem fail; 
8. mengendalikan surat-menyurat rutin atas inisiatif sendiri; 
9. bertanggungjawab mentrengkas, menaip dan menguruskan pergerakan fail; 
10. menjalankan tugas yang berkaitan; 
11. menyelia, menjadual dan memantau tugasan pekerja lain.